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Como otimizar o processo de contas a pagar de uma empresa?

Ter controle financeiro é primordial para uma vida financeira saudável. Isso funciona tanto para as contas a pagar de casa quanto os gastos de uma empresa. Afinal, quem não gosta de saber pra onde vai cada parte do seu dinheiro e assim conseguir poupar quando necessário?

O processo de contas a pagar faz parte da rotina de qualquer empreendimento – e não é apenas pagar boletos e fazer depósitos que fica tudo resolvido. Essa tarefa inclui acompanhar o andamento de contratos e se certificar que todos os pagamentos aos fornecedores e parceiros sejam feitos dentro do prazo e também que o produto ou serviço adquirido respeite a qualidade combinada no contrato.

Entendemos que a receita empresarial pode ser mais complexa que anotar as contas rotineiras. São contas em larga escala e erros podem afetar os rendimentos do seu negócio, mas ter uma organização adequada para lidar com essas contas não é impossível. Com um pouco de dedicação para fazer cada lançamento completo, você será capaz de otimizar esse processo.

Por que é importante organizar as contas a pagar?

As contas a pagar são gastos que a empresa assumiu, por qualquer motivo necessário, desde as despesas obrigatórias do escritório e de pessoal e até as compras de equipamentos e materiais para a execução do seu trabalho. Isso permite:

  • Obter informações sobre todas as decisões que impactam o financeiro;
  • Equilibrar gastos para não sair do orçamento determinado;
  • Priorizar contas mais urgentes de acordo com as necessidades;
  • Pagar dentro do prazo, sem perder noção das datas;
  • Evitar erros nos pagamentos;
  • Negociar descontos com base no histórico de bom pagador;
  • Acessar dados específicos sobre cada despesa;
  • Gerir todos os compromissos com terceiros facilmente.

Dicas para otimizar suas contas a pagar:

  • Use as notas fiscais: tanto ao fornecer um serviço quanto para adquirir um, exija a emissão de notas fiscais. Mesmo a nota fiscal eletrônica já serve na maioria dos casos, contanto que seja um documento oficial. Guarde todas as notas de acordo com os lançamentos nas planilhas, seja separando por mês ou por tipo de serviço – ou ambos –, o que for melhor para a empresa. Assim terá um registro das despesas, não esquecerá na hora de elaborar os relatórios e poderá verificá-los se for necessário, além de ser um comprovante de negociação cumprida.
  • Separe pessoa física de pessoa jurídica: erro comum especialmente em empresas pequenas, é importante lembrar que as contas pessoais do dono da empresa (PF) são diferentes dos valores da organização (PJ). Mesmo que parar começar o negócio tenha usado um investimento do próprio bolso, uma vez na empresa as contas devem ser interpretadas separadamente. Não só evita confundir os valores dos dois como impede que gaste dinheiro da instituição para situações pessoais à toa e assim desequilibre o fluxo do caixa.
  • Controle os documentos: se tem contratos e recibos em papel, certifique-se de cuidar bem deles. Para garantir, escaneie para ter uma cópia digital do arquivo e anexá-lo às demais informações digitais. E também use pastas no seu escritório tão organizadas quanto as virtuais, para separar esses de outros papéis da empresa. Assim não perderá nenhum documento financeiro importante.
  • Cuidado com os detalhes: achar que apenas as contas maiores merecem atenção é um erro comum, mas que tem um grande impacto. Mesmo despesas que podem parecer pequenas para uma empresa, em longo prazo se tornam uma bola de neve. Se pretende calcular as despesas e os lucros corretamente, deve levar isso em consideração. Além disso, preste atenção as datas de vencimentos, se caírem em finais de semana eles devem ser pagos até a sexta anterior. Mesmo sendo alguns dias de diferença, atrasar gera juros que poderiam ser evitados.
  • Mantenha uma comunicação com os parceiros: eles são parte importante para o funcionamento da empresa e os principais interessados nos pagamentos de contas e negociação de valores e serviços. Uniformize as principais ações comunicativas entre os terceiros para evitar perder tempo nessa etapa da prestação de contas. Tenha mensagens padronizadas para esses casos, assim não esquecerá de enviá-las e poderá se dedicar ao restante da contabilidade.
  • Tenha uma plataforma de gestão financeira: em sistemas específicos para empresas, as planilhas são elaboradas para atender as prestações de contas empresariais e ajudar o empreendedor. Uma vez que as utilize, muitos processos de preenchimento de dados e separação em categorias são feitos automaticamente, o que reduz a chance de erros e agiliza a execução.

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Autor: Gustavo Resende
Mercadólogo, especialista em finanças e Diretor de projetos da GGV com skills orientadas a gestão de negócios, finanças e relacionamento empresarial.